Hoeveel tijd gaat er verloren aan zoeken op je werk?
Het is een van de grootste verspillingen van (onderwijs) tijd.
De 5 S methode – werkplekorganisatie
Door middel van de 5 S methode lukt het mij om direct iets te vinden en zelfs op afstand (door de telefoon, via een mail van whatsapp) kan ik eenvoudig een ander iets terug laten vinden in mijn geordende werkkamer. Aan de buitenkant van mijn kasten kun je lezen wat erin zit, aan de binnenkant heb ik eenvoudige stappenplannen of verkorte handleidingen hangen. Ook als ik niet aanwezig ben, kan men gewoon verder.
Wat is de 5 S methode?
Ken je nog de 3 x R? Rust, Reinheid en Regelmaat. De 5 S-methode in de werkplekorganisatie (kantoor en klas) geeft overzicht in de informatiestroom, je voorraden en orthotheek. Het geeft een opgeruimde en veilige werk-/leeromgeving.
De orthotheek
De orthotheek is een goed voorbeeld om de 5 S methode in te zetten.
1) Scheiden: durf eens goed door de boeken heen te gaan (kijk eens naar de uitgifte datum), wat is nog relevant en wat kan weg? Mocht je twijfelen, ruim het voor een tijdje op in een magazijn. Heb je het een jaar niet nodig gehad, dan kan het echt weg!
2) Sorteren: maak de orthotheek overzichtelijk op vakgebied of op leerjaar, dat wat het handigste is. Kies je voor leerjaar sorteer je daarna alsnog op vakgebied en heb je meerdere boeken met dezelfde titel nodig. Daarvoor is de eerste optie handiger.
Zelf kies ik voor de volgende indeling en maak specialiteiten uit het team verantwoordelijk. Heb je geen specialisten, vraag dan wie interesse heeft in bepaalde onderwerpen en maak hen verantwoordelijk.
A) Intern begeleiding
B) Handelingsgericht werken
C) Opbrengstgericht werken
D) Jonge kind
E) Rekenen
F) Taal
G) Gedrag en Sociaal emotioneel
H) Meer- en hoogbegaafdheid
TIP: laat vakliteratuur bij de verantwoordelijke thuis bezorgen, zodat Hij/zij het op zijn/haar gemak thuis kan inlezen. Laat deze een korte samenvatting maken van de belangrijkste items en bespreken in teamverband. Hierna kan het vakblad opgeborgen worden in de orthotheek. Bewaar maximaal 3 jaargangen, de rest kan weg.
Mocht je gebruik maken van de DATA-COACH, dan kun je belangrijke items inscannen en plaatsen in de digitale orthotheek.
Door alles te labelen houd je de orthotheek netjes en overzichtelijk en is alles snel terug te vinden en plaatsen. Zorg ook dat er een tafel en stoelen staan, zodat je het echt als werkplek kan gebruiken.
3) Schoonhouden: Laat de verantwoordelijke zelf zijn deel bijhouden. Houd in iedere geval 1x per jaar een opruimdag.
4) Systematiseren: houd bij wat je in de orthotheek hebt staan en controleer jaarlijks (of vaker) of alles er nog is. Staat alles nog op zijn plaats? Verwacht dat iedereen dit doet! Organiseer facultatieve kennismiddagen in de orthotheek (daarom kies ik er nooit voor dit in de werkkamer te hebben van de IB’er), maak dan ook gebruik van de materialen uit de kast, dan wordt het zinvol voor alle betrokkenen.
5) Standaardiseren: geef ruimte om literatuur of materiaal aan te schaffen waar nodig. Vraag aan het begin van het jaar budget aan bij de leidinggevende, door er goed en verantwoordelijk mee om te gaan, zal de leidinggevende het ook zinvol vinden om extra te investeren in de orthotheek.
Digitale orthotheek
Steeds meer scholen gaan over op een digitale orthotheek, maar waar bewaar je dan alles en hoe houd je het netjes?
In de DATA-COACH kun je alles netjes indelen per onderdeel in module 4. Er is ruimte om aan te geven welke literatuur en materialen er zijn en je kunt alle formulieren en informatie (websites, pdf’s etc) er in verwerken. Zo kan iedereen met een telefoon, tablet computer bij alle informatie. Veel boeken kun je ook in PDF krijgen en zo in zijn geheel erin plaatsen.
De 5 S methode is niet alleen toepasbaar op kantoor, toetskast, dossierkast en in de orthotheek maar ook in magazijnen bijvoorbeeld. Ik herinner me altijd dat er veel geklaag was van de werkgroep magazijn dat het ieder jaar weer een troep was in het magazijn die ze moesten opruimen voor ze de grote bestelling konden doen.
Ook je groepsmap kun je volgens de 5S handig indelen met tabjes en labels en niet te vergeten met een handige inhoudsopgave.
Wil je de DATA-COACH uitproberen, meld je dan aan voor een maand proeflicentie:
AANMELDEN
In de klas
Zo worden ook de leerlingen verantwoordelijk, maar is ook alles snel en makkelijk terug te vinden voor een invaller!
